Entenda a estrutura de uma automação

As automações permitem padronizar processos e reduzir tarefas manuais. Elas funcionam de forma simples: um evento acontece, condições são avaliadas e, se atendidas, uma ação é executada. A seguir você vai conhecer cada parte dessa estrutura.

1º Passo: Acessando o módulo de administração de automações:

No menu lateral inferior esquerdo, clique em “Automações” para visualizar a listagem completa. Essa seção exibe todas as automações já configuradas e organiza por contexto:

• Pipeline Cards
• Database Records
• Tarefas
• Usuários
  

2º Passo: Campos básicos (Nome, Grupo e Descrição):

Ao criar uma automação, você deverá preencher os campos iniciais:

• Nome: defina um título claro que identifique a função da automação.

• Grupo: organiza as automações por área, time ou processo. Se não existir grupo, digite para criar um novo.

• Descrição: registre o objetivo e a lógica da automação, facilitando futuras manutenções.
  

3º Passo: Definindo a entidade:

A entidade determina sobre qual objeto a automação será aplicada. As opções são:

• Pipeline Cards: cards criados nos pipelines.

• Database Records: registros em bases de dados.

• Tarefas: tarefas vinculadas a cards.

• Usuários: perfis cadastrados na plataforma.
  

4º Passo: Escolhendo o evento:

O evento define quando a automação será disparada e muda conforme a entidade selecionada:

Pipeline Cards

• Criar: dispara quando um novo card é criado.

• Atualizar: executa ao alterar informações do card.

• Excluir: dispara ao remover o card.

• Mover: ativa quando o card muda de estágio no pipeline.

• Tarefa concluída: executa quando uma tarefa vinculada ao card é finalizada.

• Todas as tarefas concluídas: dispara quando todas as tarefas ligadas ao card forem concluídas.
  
  

Database Records

• Criar: dispara ao inserir um novo registro.

• Atualizar: executa quando os dados de um registro são modificados.

• Excluir: dispara ao remover um registro da base.
  
  

Tarefas

• Criar: dispara ao criar uma nova tarefa.

• Atualizar: executa quando a tarefa for editada.

• Excluir: ativa quando a tarefa for removida.

• Tarefa concluída: dispara quando a tarefa for marcada como finalizada.
  
  

Usuários

• Criar: dispara ao cadastrar um novo usuário.

• Atualizar: executa quando dados de perfil ou permissões são alterados.

• Excluir: dispara ao remover um usuário.
  
  

Cada entidade possui gatilhos próprios que podem ser usados conforme o contexto, garantindo flexibilidade para adaptar a automação ao processo desejado.

5º Passo: Definindo a ação:

A ação é o que acontece quando o evento ocorre e as condições são atendidas. Entre as opções disponíveis estão:

• Enviar E-mail

• Enviar SMS

• Enviar Slack, Discord ou Google Chat

• Duplicar Registro

• Adicionar Nota

• Acionar webhook

• Mover Card

• Alterar responsável do card

• Calcular valor de campo

• Alterar valor de campo

• Adicionar Tarefa

• Adicionar Tag ao card

• Remover Tag ao card

• Remover todas as Tags do card

Na octapipe, cada ação abre configurações específicas, como definir destinatário no e-mail ou pipeline de destino ao mover um card.

6º Passo: Configurando condições:

As condições permitem refinar a automação para que só seja executada em cenários específicos. Você deve definir:

• Campo: atributo que será avaliado (como nome, status, data ou campo personalizado).

• Operador: varia conforme o tipo de campo (ex.: igual, diferente, contém, maior que, menor ou igual).

• Valor: pode ser escolhido em lista suspensa ou digitado manualmente.
  
  

Exemplo: Campo Status + Operador igual + Valor Concluído → a automação só executa quando o status for concluído.

7º Passo: Configurando ações específicas

Algumas ações exigem configurações adicionais para definir como serão executadas. Ao selecionar a ação no formulário, a seção "Configurações" será exibida automaticamente com os campos correspondentes:

• Enviar E-mail: definir Remetente, Destinatário, Assunto e Mensagem. É possível usar variáveis dos campos personalizados para preencher dinamicamente o conteúdo.

• Enviar SMS: informar o número do destinatário e o texto da mensagem. Também suporta variáveis.

• Enviar Discord / Google Chat / Slack / Outros conectores: informar Endpoint ou canal e o conteúdo da mensagem.

• Duplicar Registro: não exige configuração adicional, a duplicação é feita de forma automática.

• Adicionar Nota: preencher o campo Nota com o texto desejado.

• Disparar Webhook: configurar Método (GET, POST etc.), Endpoint, Headers e Corpo da requisição (Body).

• Mover Card: selecionar para qual Pipeline e para qual Etapa o card deve ser movido.

• Alterar Responsável do Card: escolher o novo responsável no campo Responsável.

• Calcular Valor de Campo: definir o Campo a ser atualizado e a Fórmula para cálculo do novo valor, podendo usar variáveis.

• Alterar Valor de Campo: escolher o Campo e informar o novo Valor a ser atribuído.

• Criar Tarefa: preencher Título da Tarefa, Responsável, Dias para Início, Dias para Conclusão, Descrição, Prioridade e Status.

• Adicionar Tag ao Card: selecionar a Tag que será aplicada.

• Remover Tag do Card: selecionar a Tag que será removida.

• Remover todas as Tags do Card: não exige configuração adicional, limpa todas as tags do card automaticamente.

Essas opções permitem que cada automação seja personalizada de acordo com a necessidade, utilizando tanto valores fixos quanto variáveis dinâmicas dos campos personalizados.

8º Passo: Usando variáveis de campos personalizados:

No menu "Configurações" algumas ações, como "Enviar E-mail", "Enviar SMS" ou "Calcular valor de campo", permitem o uso de variáveis que puxam automaticamente os dados de campos personalizados.

Essas variáveis aparecem no menu de seleção ao lado dos campos e são representadas por marcadores como {cf_uuid_nome_do_campo}.

• Exemplo em e-mail: “Bem-vindo, {cf_uuid_nome_cliente}” → no envio real, será exibido “Bem-vindo, Diogo”.

• Exemplo em cálculo: “{cf_uuid_preco} - {cf_uuid_desconto}” → a automação faz a conta com os valores reais armazenados nos cards ou registros.

Isso garante que a automação seja flexível e personalizada para cada card, tarefa ou registro sem precisar reescrever a regra.

9º Passo: Salvando a automação:

Após concluir a criação, clique em “Criar Automação ”. A automação será criada e entrará em vigor imediatamente.

Boas práticas:

• Crie nomes claros e objetivos para facilitar a identificação.

• Utilize grupos para organizar automações por processos ou equipes.

• Documente a lógica da automação na descrição.

• Teste com registros de exemplo antes de aplicar em produção.

• Revise periodicamente para garantir que ainda atendem às necessidades atuais.
  
  

Conclusão:

Você entendeu como funciona a estrutura de uma automação, desde os campos básicos até entidades, eventos, ações e condições. Com esse conhecimento, é possível criar regras bem organizadas que aumentam a eficiência dos processos dentro da octapipe. Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte.